На сегодняшний день никто не станет спорить, что современная система управления не менее сложна, чем технология сборки самолета или автомобиля. Последствия создания систем управления без этапов планирования и анализирования очевидны. Однако до сих пор существуют попытки разработки автоматизированных систем управления самостоятельно или (в лучшем случае) используя типовые программы, зачастую не приспособленные для работы со спецификой отдельного бизнеса. К счастью, таких компаний все меньше и меньше благодаря возрастающему профессионализму ИТ-специалистов, которые как раз в силу своего профессионализма не возьмутся за решение заранее безнадежных задач.
Также сами топ-менеджеры понимают, что внедрение «типового продукта» без дополнительного проектирования и оптимизации имеющихся бизнес-процессов, зачастую негативно сказывается на всей системе управления, и, в конечном счете, приводит к неэффективной и без результативной работе команды.
Автоматизация предприятий на сегодняшний день в основном сводится к отдельным функциональным участкам, таким как бухгалтерский, налоговый, оперативный, производственный учет. Возможно, этого достаточно…. Отдельный сотрудник или менеджер среднего звена может быть вполне удовлетворен такой ситуацией – его участок автоматизирован и дает информацию для принятия решений… Однако, такая ситуация может не соответствовать ожиданиям топ-менеджмента или же собственников бизнеса. Из-за отсутствия единой комплексной системы управленческого учета, общей картины реальных дел на предприятии они не видят. Или же необходимая информация поступает с большим опозданием во времени, имеет некорректное отражение и требует дополнительных расшифровок. В этом случае говорить об оперативности и эффективности управления уже стоит. В этом случае руководитель ведет себя как водитель, ориентируясь на зеркало заднего вида.
Проблемы, связанные с такой автоматизацией, можно свести к следующему:
Неоперативность данных для принятия управленческих решений;
Недостоверность, нечеткость информации;
Различные подразделения пользуются разными данными;
Информация не имеет общей структуры и зачастую противоречива;
Представляется сложным и трудоемким процесс проведения финансово-экономического, управленческого анализа;
Отсутствуют критерии для оценки получаемых данных, например при контроле выполнения плановых показателей.
В следствии вышеперечисленных проблем, не смотря на то, что с одной стороны в автоматизацию уже вложены значительные ресурсы денег и времени, с другой – топ-менеджмент системой автоматизации неудовлетворен, поскольку она ему мало что дает для принятия оперативных и стратегических решений. Есть ли выход из данной ситуации? ЕСТЬ!
Самое элементарное решение – внедрить одну большую и умную систему класса ERP. Однако, данные системы, как правило, очень дорогостоящи, что соответственно сопровождается большими рисками неоправданных ожиданий.
Мы же будем рассматривать вариант внедрения системы, которая будет консолидировать все имеющиеся варианты учета и предоставлять необходимую информацию для топ-менеджмента.
Обычно на крупных предприятиях или в холдинговых структурах информационные базы представлены примерно в такой схеме:
Оперативный учет ведется в некой информационной базе, при этом выгрузка данных территориально удаленных объектов в единую ИБ может происходить несколько раз в сутки.
Бухгалтерский учет ведется в 1С. Причем на каждое юридическое лицо создана отдельная информационная база, как правило, с различными конфигурациями. Единой методологии ведения бухгалтерского учета нет. Консолидации не происходит.
Учет в целом или в какой-либо его части ведется в Excel.
Зачастую консолидированный управленческий учет ведется также в Excel. При этом основные управленческие отчеты предоставляются в различные периоды времени. Так, если отчет о Движении Денежных Средств (ДДС) может предоставляться оперативно, то отчет о доходах и расходах – по завершению периода. Управленческий баланс не ведется или ведется формально, недостоверен.
Говорить об автоматизации этапов планирования и план-фактного анализа вообще не приходится. Обычно все планы сводятся к таблицам Excel, единой структуры практически не имеют, трудоемки для составления и анализа.
С чего же начать изменения в системе управления?
В первую очередь необходимо спроектировать системы управления финансами, затратами, управленческого учета и бюджетирования!
На этом этапе необходимо регламентировать процессы планирования, управленческого учета, финансово-экономического анализа, бюджетного управления. Иначе мы получим в конечном итоге все тот же «лоскутный менеджмент», о котором говорили в начале.
Помните! Постановку либо же оптимизацию системы управления необходимо провести до того, как вы приступите к автоматизации!
Во вторую очередь, необходимо вместе со специалистами выбрать программный продукт, который будет в общем виде отвечать отраслевой специфике вашего бизнеса. Далее необходимо настроить модель управленческого учета и бюджетирования в продукте, беря за основу разработанные ранее регламенты и положения.
Как результат будет готова учетная система, система планирования и анализа. Также важным моментом остается этап консолидации по получению фактической информации из учетных систем. При этом, следует полностью постараться отстранится от Excel как системы учета и планирования. Не следует забывать, что этап консолидации данных требует написания четких регламентов обмена данными .
Таким образом, процесс построения и автоматизации системы управления, можно разбить на два основных последовательных или параллельных этапа:
Постановка и автоматизация управленческого учета и бюджетирования
Стандартизация учета
В любом случае нужно учитывать конкретную ситуацию, планы, цели и стратегию развития отдельного предприятия. Руководители, собственники бизнеса могут дополнить систему своими специфичными показателями, отчетами, которые наиболее сильно могут повлиять на принятие управленческих решений.
В конце данной статьи хочется пожелать - будьте эффективными! Позвольте себе построить мощное оружие реализации ваших целей! Оптимизируйте, автоматизируйте систему управления! Превратите ее в долгосрочное преимущество! Каким будет ваш бизнес завтра- в ваших руках!